第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)我局科技檔案的管理工作,充分發(fā)揮科技檔案在防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中的作用,根據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)和《中國地震局科技檔案管理辦法》(中震辦發(fā)〔2011〕23號(hào)),結(jié)合我局實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱科技檔案是指我局在地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)預(yù)警、地震災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)防治、地震應(yīng)急響應(yīng)服務(wù)、地震科技創(chuàng)新、防震減災(zāi)公共服務(wù)、研究生教育和基本建設(shè)等以科技活動(dòng)為主的工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、觀測(cè)記錄、原始數(shù)據(jù)、磁盤(帶)、光盤、獲獎(jiǎng)證書、錄相帶、影片、照片等歷史記錄。
第三條科技檔案是防震減災(zāi)工作中不可缺少的組成部分。成立由黨組書記、局長任組長,分管局領(lǐng)導(dǎo)任副組長,辦公室、人教處、規(guī)財(cái)處、監(jiān)測(cè)科技應(yīng)急處、信息中心、財(cái)務(wù)與資產(chǎn)中心、武漢所等部門(單位)負(fù)責(zé)人為成員的湖北省地震局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在局辦公室,負(fù)責(zé)對(duì)我局科技檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條 信息中心負(fù)責(zé)科技檔案的具體業(yè)務(wù)工作,負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位的科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第二章 科技文件材料的形成和歸檔
第五條機(jī)關(guān)各處室、局屬各單位在以科技活動(dòng)為主的工作中,要將科技檔案列入工作計(jì)劃,建立健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。實(shí)行科技工作和建檔工作“四同步”管理:即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文件材料形成情況同步;驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技檔案同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
第六條 項(xiàng)目、科技管理部門應(yīng)將檔案歸檔工作列入有關(guān)部門人員的崗位職責(zé)范圍,每個(gè)項(xiàng)目(課題)承擔(dān)的負(fù)責(zé)人及子課題(專題)主持人為第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)科技文件材料的形成、積累、整理,并向信息中心移交歸檔。
第七條項(xiàng)目、科技管理部門(規(guī)財(cái)處、監(jiān)測(cè)科技應(yīng)急處等)應(yīng)于每年3月底前向信息中心提供年度歸檔項(xiàng)目(課題)清單(附件2),將每年需歸檔的項(xiàng)目(課題)名稱、立項(xiàng)時(shí)間、驗(yàn)收(結(jié)題)時(shí)間、負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目(課題)歸檔類別等情況列表提供給信息中心。逾期未提交的,信息中心應(yīng)向有關(guān)部門下催交通知單,以便協(xié)助督促有關(guān)部門按時(shí)歸檔。項(xiàng)目歸檔類別,由項(xiàng)目、科技管理部門與信息中心根據(jù)《科技檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限》(附件1)共同商定。項(xiàng)目(課題)承辦部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中,根據(jù)項(xiàng)目歸檔類別,按照在附件1中對(duì)應(yīng)的歸檔范圍,進(jìn)行項(xiàng)目(課題)文件材料的形成、積累、整理,信息中心接收時(shí),對(duì)照附件1,核對(duì)材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。
第八條 項(xiàng)目、科技、人事管理部門應(yīng)將科技檔案歸檔情況列為有關(guān)部門(單位)年度考核的重要內(nèi)容之一。
第九條 地震科技檔案的分類原則、整理方法和技術(shù)要求按照國家檔案局和中國地震局檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。地震科技檔案歸檔范圍詳見附件1。
第十條 由幾個(gè)單位共同完成的科研項(xiàng)目,由主持單位歸檔保存一套完整的科研技術(shù)檔案;以外單位為主的項(xiàng)目,只保存我局承擔(dān)部分的科研技術(shù)檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本外,應(yīng)將副本或檔案材料的目錄送交主持單位立卷歸檔。與國外合作的研究課題,經(jīng)協(xié)商在協(xié)議、合同中明確科研文件的歸檔辦法。
第十一條 按照歸檔要求,各項(xiàng)歸檔的科技文件材料一般歸一套,重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌情增加副本。
第十二條 課題研究的記錄,要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。原始記錄及文件材料必須用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,一般不能使用圓珠筆或鉛筆,字跡要工整、清楚,圖樣清晰,便于長久保存。研究課題記錄用紙,一般采用A4紙張。
第十三條 項(xiàng)目、科研檔案歸檔前,各項(xiàng)目、課題負(fù)責(zé)人要對(duì)歸檔前的科技文件材料進(jìn)行鑒定,提出每個(gè)案卷的“密級(jí)”(絕密、機(jī)密、秘密)和“保管期限”(永久、30年、10年)的初步意見,送項(xiàng)目、科技管理部門審查后向信息中心移交歸檔。
第十四條 對(duì)于暫時(shí)不報(bào)成果或中斷、停止的研究課題,要求在兩個(gè)月內(nèi)完成課題全部材料的歸檔。一般課題、項(xiàng)目、任務(wù)應(yīng)在完成后及時(shí)歸檔;重大課題、周期較長的項(xiàng)目、任務(wù)應(yīng)進(jìn)行階段性歸檔。確因特殊原因需延期移交的,應(yīng)由移交部門(單位)出具申請(qǐng)函,延期時(shí)間不得超過1個(gè)月。
第十五條 研究生必須將學(xué)位論文及形成論文的原始資料、計(jì)算程序、設(shè)計(jì)方案或圖件等歸檔后才能畢業(yè)。
第十六條 信息中心接收歸檔的科技文件材料在辦理移交手續(xù)時(shí),應(yīng)提交檔案材料移交目錄一式三份(含電子版一份,見附件3)。交接雙方清點(diǎn)核對(duì)無誤后簽字,各保存一份備查。
第三章 科技檔案的管理與利用
第十七條 各單位地震科技檔案管理部門對(duì)接收的科技文件材料,應(yīng)當(dāng)按照《中國檔案分類法地震檔案分類表》進(jìn)行分類,并進(jìn)行編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。
第十八條 信息中心應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,及時(shí)對(duì)接收的科技檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理,并積極推進(jìn)科技檔案的計(jì)算機(jī)管理,建立健全科技檔案數(shù)據(jù)庫。
第十九條 信息中心應(yīng)將重要或經(jīng)常使用的不同載體科技檔案分別保管,確??萍紮n案的安全。
第二十條 檔案庫房應(yīng)配備保管科技檔案的必要設(shè)備,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,庫房?jī)?nèi)保持適當(dāng)?shù)臏貪穸?,采取防潮、防盜、防火、防曬、防塵、防蛀等有效措施。
第二十一條 信息中心應(yīng)制定必要的科技檔案借閱、復(fù)制、保密、保管和統(tǒng)計(jì)等制度。
第四章 科技檔案的驗(yàn)收
第二十二條 各部門(單位)在項(xiàng)目、課題進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收、申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)時(shí),由信息中心按規(guī)定對(duì)科技文件材料進(jìn)行檢查并出具科技文件材料完整、準(zhǔn)確的證明(見附件4)。沒有完整、準(zhǔn)確的科技文件材料的項(xiàng)目,不得參加鑒定、驗(yàn)收和申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)。
第二十三條 未經(jīng)審查驗(yàn)收的科技文件材料或歸檔不符合要求的,不得進(jìn)行項(xiàng)目(課題)的驗(yàn)收。
第五章 科技檔案的開發(fā)和利用
第二十四條 信息中心應(yīng)及時(shí)了解科技工作的需求,編制必要的檢索工具和參考資料,為使用者提供服務(wù)。
第二十五條 鼓勵(lì)科技人員和科技檔案工作人員利用檔案,開展檔案的編研工作。
第六章 附 則
第二十六條 本辦法由湖北省地震局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條本辦法自印發(fā)之日起實(shí)施,原《湖北省地震局科技檔案管理辦法》(鄂震發(fā)〔2004〕164號(hào))同時(shí)廢止。
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